Персональные данные как передавать службе персонала

Защита персональных данных в кадровой службе

Любые посторонние лица не должны знать рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе, особенно это касается бланков и документов строгой отчетности. Под посторонним лицом понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой кадровой службы.

Однако каждый работник должен быть письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные. Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Можно ли сообщать персональные данные сотрудников по телефону?

самому работнику, в том числе без письменного запроса о предоставлении данных, поскольку согласие работника отражается проставлением подписи при получении документа; 2) третьим лицам при предъявлении письменного согласия работника; Все о вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. 3) третьим лицам, обладающим правом получения таких данных в силу закона без согласия работника. Банки и организации – работодатели, куда работник планирует устроиться на работу, к органам, имеющим право на получение информации о работнике без его согласия, не относятся.

В соответствии с Федеральным законом «О защите персональных данных» обработка и передача персональных данных работников может осуществляться исключительно с согласия работника.

Причем согласие должно быть информированным, выполненным в письменной форме.

Персональные данные сотрудников

Информация о работнике содержится в таких документах:

  1. водительское удостоверение;
  2. трудовая книжка;
  3. военный билет;
  4. ИНН;
  5. документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
  6. медицинская книжка (если требуется).
  7. СНИЛС;
  8. документ об образовании;

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация.

Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ). Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д. Во время обработки соблюдайте требования статьи 86 ТК РФ:

  1. у обработки должна быть цель и основания;
  2. запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия;
  3. персональные сведения передает сам гражданин.

Вправе ли работодатель предоставлять персональные данные работников третьим лицам?

Если обязана, то какие шаги необходиом предусмотреть, чтобы не нарушить законодательство о персональных данных (согласие работника и пр.).3) Что делать, если работник не даст своего согласия на передачу запрашиваемых данных Ответ на вопрос: В соответствии со статьей 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» работодатели содействуют проведению государственной политики занятости населения.

Эта норма определяет ситуации, когда работодатель должен уведомить службу занятости. Уведомление необходимо: — при приятии решения о ликвидации или сокращении численности или штата работников; — при введении режима неполного рабочего времени.

Кроме того, работодатели обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости: — сведения о применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве), а также информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов; — информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Персональные данные: а вы готовы к проверке?

Наиболее важными из этого ряда нормативных актов являются:

    Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 г. № 781

    «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»

    (далее – Постановление № 781), Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 г.

    № 687

    «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

    (далее – Постановление № 687). Справка Свернуть Показать В декабре прошлого года на заседании Госдумы принят в третьем чтении законопроект № 284213-5

    «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных»

    .

Меры по защите персональных даных сотрудников

В США многие штаты приняли законы, запрещающие предпринимателям проводить расследования прошлого нанимаемых работников.

Согласно этим законам, прежде чем вступить в контакт с прежним работодателем, новый наниматель должен получить согласие на это кандидата на рабочее место. У нас в соответствии с ТК РФ под персональными данными подразумевается информация, необходимая работодателю в связи с установлением трудовых отношений и касающаяся конкретного работника (ст.

85). При этом законодатель не устанавливает перечня таких сведений. А это означает, что круг сведений и вид информации, которые составляют персональные данные работника, компаниям следует определять в локальном нормативном акте, но в пределах, установленных федеральным законодательством. Другой документ, где дается характеристика персональным данным, – это ФЗ № 152 «О персональных данных».

Персональные данные работника

В процессе работы эти данные могут изменяться и дополняться.

Работодатель обязан хранить их в секрете. Данная мера обеспечивается определением конкретных лиц, которые могут иметь доступ к ним. Это должно быть зафиксировано в документальном виде, для чего необходимо издать внутренний приказ. Иногда при приеме на работу нового сотрудника кадровики снимают ксерокопии с предоставленных документов и вкладывают их в его личное дело.

По мнению Роскомнадзора, это не допускается.

При проведении проверки соблюдения требований законодательства о защите персональных данных контролирующий орган счел незаконным хранение в личных делах сотрудников ксерокопий их паспортов.

Организация обратилась в Арбитражный суд с заявлением о признании незаконным данного предписания Роскомнадзора. Судом в удовлетворении заявленного требования было отказано.

4.2. Процесс защиты персональных данных в кадровой службе

Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема.

Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. В часы приема посетителей работники службы не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.
На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается.

Персональные данные

Довольно часто от работника требуют сообщить исчерпывающую информацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое. Но такого рода информация никаким образом не относится к трудовой деятельности работника.

Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение — это целевой характер использования персональных данных.