Архивация документов основные принципы

Архивация документов основные принципы

Порядок архивации документов

Все дублирующиеся экземпляры, копии, а также черновики – это документы, предназначенные для временного хранения. На данном этапе формируют определенный пакет документов, который будет храниться конкретный промежуток времени – 5 или 10 лет.

  1. сортировка, а также систематизация документов;
  2. этап подготовки;
  3. опись и создание каталогов.

Для надежности архива порядок архивации документов требует их тщательного переплета.

Это позволяет исключить выемку из архива листов и утерю документов во время работы с ним. Для правильного хранения архива необходимо отдельное помещение, а также стеллажи и коробки в нем.

Кроме вас и ваших доверенных лиц, больше никто не сможет туда проникнуть.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы.

Сотрудники нашей компании соблюдают полную секретность и конфиденциальность информации, а также установленный порядок архивации документов.

Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения.

Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Архивирование документов постоянного срока хранения

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов: Подготовительные мероприятия.

Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов. Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения. Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании.

Рекомендуем прочесть:  Пособие по потере отца детям

Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Архив на предприятии: организация хранения документов

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код. Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения.
Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания. Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

Правильная организация архивирования документов

Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг. В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние.

Входящие. К ним относятся документы, которые поступили от внешних партнеров предприятия, как правило, такие документы порождают соответствующие исходящие документы в определенных сроках.

Исходящие документы – это ответ организации внешним партнерам, большая часть исходящих документов подготавливаются на основе внутренних документов компании. Внутренние документы необходимы для организации работы компании, как правило, они используются при общении крупных подразделений.

Принципы архивного хранения документов

Во-вторых, в законодательстве этот термин закреплен как учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) включены документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Одним из видов архивов, существующих в нашей стране, являются государственным. Государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивация документов основные принципы

Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива».

Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве.

С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет. Нормативы по архивированию документов в организации Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

Архив документов РЕЗЮМЕ Хранение документов – обязанность организации, закрепленная на законодательном уровне. Организация системы хранения документов компании начинается с анализа состава документов.

Правила архивирования документации

Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.

Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила.

Методические рекомендации по архивному делопроизводству

Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

Комплектование включает в себя определение:

  • Источников.
  • Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив.